Belang van privacy
Uw privacy is belangrijk voor de vereniging. Dit privacy statement legt daarom uit waarvoor wij uw gegevens nodig hebben, wat we met uw persoonlijke gegevens doen en hoelang we ze bewaren. Daarnaast leggen we uit welke maatregelen we hebben genomen om uw privacy te beschermen.
Om uw privacy te beschermen hebben we een aantal maatregelen getroffen. Zo hebben alleen die personen toegang tot uw gegevens die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taak. We hebben met behulp van autorisatiebeheer controle over wie er toegang heeft tot uw gegevens en gebruiken uw gegevens alleen als dat strikt noodzakelijk is.
Op alle persoonsgegevens die een vrijwilliger ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van zijn/haar activiteiten voor de vereniging, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. De vrijwilliger die deze gegevens moet verwerken, zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij/zij deze heeft verkregen.
Daarnaast verzoeken wij u altijd om uw toestemming indien wij gegevens van u nodig hebben en leggen uit waarvoor we ze nodig hebben. Zo weet u precies wat de vereniging van u weet en waar ze uw gegevens voor gebruiken.
Ten slotte zullen wij uw gegevens nooit verkopen of aanbieden aan andere partijen, uitgesloten de jaarlijkse opgave van leden aan de Raad van Beheer conform het Kynologisch Reglement artikel 10 paragraaf 10.
Uw rechten
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, deze te (laten) aanpassen en uw gegevens worden nooit langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
Evenementen
Voor veel van onze evenementen zullen wij u vragen een inschrijfformulier in te vullen.
Welke gegevens leggen we vast?
Voor ieder evenement wordt bepaald welke gegevens er benodigd zijn. Op basis hiervan wordt het inschrijfformulier gemaakt.
Waar gebruiken we de gegevens voor?
De gegevens worden gebruikt om de voor het evenement noodzakelijke documenten te maken, zoals een catalogus voor de KampioenschapsClubMatch of een bewijs van deelname voor een barbecue. Per evenement wordt dit specifieker beschreven op het inschrijfformulier.
Voor evenementen waar u een factuur voor ontvangt worden de gegevens gebruikt om het verschuldigde bedrag voor het evenement in rekening te brengen. We gebruiken de gegevens tevens voor een statistische analyse van het aantal inschrijvingen.
Waar worden de gegevens opgeslagen?
De gegevens worden opgeslagen in het digitale archief van de L.H.C.N. dat gehost wordt bij Google. Gegevens benodigd voor de factuur worden opgeslagen in ons factureringssysteem e-boekhouden.
Wie heeft toegang tot deze gegevens?
Alleen de personen die de gegevens nodig hebben voor het maken van de voor het evenement noodzakelijke documenten en het factureren van het verschuldigde bedrag hebben toegang.
Hoelang worden de gegevens bewaard?
De inschrijfgegevens worden maximaal 12 maanden bewaard. Voor gegevens in het factureringssysteem is de wettelijke bewaartermijn bepalend.
Ledenadministratie
Voor het voeren van onze ledenadministratie leggen wij gegevens van u vast.
Welke gegevens leggen we vast?
Wij leggen de NAW-gegevens vast, alsmede de bereikbaarheidsgegevens (telefoonnummer en e-mailadres).
Waar gebruiken we de gegevens voor?
De gegevens worden gebruikt voor de facturering, voor het verzenden van de Leonvaria en voor statistische doeleinden. Tevens worden de gegevens jaarlijks naar de Raad van Beheer gestuurd.
Waar worden de gegevens opgeslagen?
Wij voeren onze ledenadministratie in e-boekhouden. E-boekhouden voldoet aan de eisen die door de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) gesteld worden.
Wie heeft toegang tot deze gegevens?
Alleen de personen die de gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie binnen de L.H.C.N. hebben toegang tot de ledenadministratie.
Hoelang worden de gegevens bewaard?
De wettelijke bewaartermijn is bepalend. Indien het lidmaatschap is opgezegd, worden de gegevens op inactief gezet in de ledenadministratie en zullen de gegevens niet meer gebruikt worden.
Fokkers
Van de bij de L.H.C.N. geregistreerde fokkers registreren wij de kennelgegevens.
Welke gegevens leggen we vast?
Wij leggen de NAW-gegevens van de kennel vast, alsmede de contactpersoon, het telefoonnummer, de website en het e-mailadres.
Waar gebruiken we de gegevens voor?
De gegevens worden gebruikt ter informatie voor pupkopers en andere belangstellenden. Tevens worden de gegevens gebruikt voor de facturering en voor statistische doeleinden.
Waar worden de gegevens opgeslagen?
Alle fokkers staan geregistreerd op de website van de L.H.C.N. Daarnaast zijn de fokkers ook opgenomen in het relatiebestand in e-boekhouden.
Wie heeft toegang tot deze gegevens?
De fokkersgegevens op de website zijn openbaar. Alleen de personen die de gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie binnen de L.H.C.N. hebben toegang tot het relatiebestand.
Hoelang worden de gegevens bewaard?
Als de fokker niet meer op de website geregistreerd wil staan, geeft hij/zij dat zelf aan. De gegevens zullen op dat moment verwijderd worden. In het relatiesysteem is de wettelijke bewaartermijn bepalend. Indien de fokker niet meer op de website staat, worden de gegevens op inactief gezet in het relatiebestand en zullen de gegevens niet meer gebruikt worden.
Aspirant-leden
Pupkopers die nog geen lid zijn, wordt de mogelijkheid geboden om gedurende een half jaar gratis de Leonvaria te ontvangen.
Welke gegevens leggen we vast?
Wij leggen de NAW-gegevens vast, alsmede de bereikbaarheidsgegevens (telefoonnummer en e-mailadres).
Waar gebruiken we de gegevens voor?
De gegevens worden gebruikt voor het verzenden van de Leonvaria en voor statistische doeleinden. Tevens zal er contact opgenomen worden met het aspirant-lid om te vragen of het aspirant-lid na de gratis periode lid wil worden van de L.H.C.N.
Waar worden de gegevens opgeslagen?
Aspirant-leden worden opgevoerd als relatie in e-boekhouden.
Wie heeft toegang tot deze gegevens?
Alleen de personen die de gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie binnen de L.H.C.N. hebben toegang tot het relatiebestand.
Hoelang worden de gegevens bewaard?
Indien de gratis periode is verstreken worden de gegevens op inactief gezet in het relatiebestand en zullen de gegevens niet meer gebruikt worden. De gegevens worden maximaal 12 maanden bewaard. Mocht het aspirant-lid een factuur hebben ontvangen, dan is de wettelijke bewaartermijn bepalend.
Bestuursleden, Commissieleden en overige vrijwilligers
Welke gegevens leggen we vast?
Wij leggen de NAW-gegevens vast, alsmede de bereikbaarheidsgegevens (telefoonnummer en e-mailadres).
Waar gebruiken we de gegevens voor?
De gegevens worden gepubliceerd op de Website en in de Leonvaria (Bestuursleden en contactpersonen commissies) en zijn nodig voor het verwerken van declaraties.
Waar worden de gegevens opgeslagen?
De vrijwilligers staan als lid of als relatie (niet-leden) geregistreerd in e-boekhouden.
Wie heeft toegang tot deze gegevens?
Alleen de personen die de gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie binnen de L.H.C.N. hebben toegang tot het leden- of relatiebestand.
Hoelang worden de gegevens bewaard?
De wettelijke bewaartermijn is bepalend. Indien de vrijwilliger niet meer actief is en geen lid is van de L.H.C.N., worden de gegevens op inactief gezet in het relatiebestand en zullen de gegevens niet meer gebruikt worden.
Overige gegevens
In ons relatiebestand staan verder nog exterieur (aspirant-)keurmeesters geregistreerd; we leggen alleen de gegevens vast die openbaar zijn en gebruiken deze voor het verwerken van declaraties en het versturen van de Leonvaria.
De persoonlijke gegevens van bestellingen die in de L.H.C.N.-winkel gedaan worden op de website, worden m.u.v. de naam van de besteller niet centraal vastgelegd.
Ten slotte
Indien u vragen of opmerkingen heeft over dit privacy statement, kunt u contact opnemen met secretaris@leonberger.nl
Datum laatste wijziging 15 mei 2018